Ett Continuous Improvement (CI) program för ständiga förbättringar, även kallat ett program för kontinuerliga förbättringar, är ett pågående försök av en organisation att förbättra interna förfaranden, produkter eller tjänster. Dessa Continuous Improvement (CI) program kan syfta till stegvisa förbättringar över tiden eller ”inkrementella” förbättringar på en gång. De flesta organisationer använder någon typ av program för kontinuerlig förbättring. Oavsett om detta program för kontinuerlig förbättring omfattar ett egentligt förbättringsprogram eller helt enkelt en ändring av ett visst förfarande, är det slutliga målet att uppnå en viss nivå av kvalitet, konsekvens och effektivitet.
Metoder för Continuous Improvement (CI) kan omfatta ett brett spektrum av tekniker. Dessa inkluderar grundlig analys och granskning av nuvarande praxis, en riktad utvärdering av processer, riktlinjer för förbättring och benchmarking samt även experimentella protokoll och experiment. I de flesta fall tillämpas dessa metoder inom ramen för befintliga ledningssystem. Vissa metoder för kontinuerlig förbättring kan innebära utveckling av nya och förbättrade ledningssystem, medan andra kanske bara är införlivande av beprövade principer och bästa praxis som redan finns på plats. Vissa förbättringsprogram kan dock vara inriktade på helt nya områden inom affärsansvaret.
En typ av process för Continuous Improvement (CI) är det ständiga arbetet med att revidera och förbättra dokumentationen i samband med leverans av vissa typer av varor eller tjänster. När en tjänst eller produkt släpps ut på marknaden måste den vara väl förstådd och dokumenterad så att köparna kan vara säkra på att varan är felfri. Även om ett företag kan göra allt för att göra sina produkter defektfria, kan ständig forskning och analys av processer och material under tillverkningsfasen ofta avslöja oväntade problem. Sådana problem kan då åtgärdas innan produkten släpps ut, vilket ger kunderna ett utmärkt tillfälle att bekanta sig mer med produkten och företaget kan börja bygga upp ett rykte för enastående service. När sådana problem upptäcks och åtgärdas i ett tidigt skede är det mycket troligare att konsumenterna reagerar positivt på efterföljande köp, vilket ökar den totala tillfredsställelsen.
Business Continuum – Continuous Improvement
Förbättrad dokumentation är också en form av kontinuerlig förbättring som direkt påverkar leveransprocessen med Continuous Improvement (CI). Ofta innehåller kvalitetsledningssystem en formell process för att identifiera och korrigera problem när de uppstår. Men även när ledningssystem finns på plats för att åtgärda problem när de uppstår kan det fortfarande finnas möjligheter för utbildnings- och testförfaranden att bli föråldrade eller på annat sätt ineffektiva. I detta fall innebär förmågan att snabbt och effektivt ta itu med förändringar att det kommer att finnas ett större behov av utbildnings- och provningspersonal för att hantera nya processer och leverera nya, förbättrade tjänster eller produkter till slutanvändarna.
Processer för Continuous Improvement (CI) innebär ofta en betydande investering av tid och resurser för varje organisation. Även om detta utgör en kapitalkostnad för de flesta företag bör budgetarna för ständiga förbättringar återspegla deras betydelse och deras förmåga att ge verkliga, påtagliga resultat för att bidra till att driva kontinuerlig lönsamhet.
Det råder ingen tvekan om att förbättrade processer och strukturer kommer att leda till förbättringar av den totala produktiviteten och kvaliteten på lång sikt. Fördelarna med dessa förbättringar måste dock balanseras med realistiska förväntningar på hur snabbt dessa förbättringar kan ge verkliga, påtagliga fördelar.
När man utvecklar ett program för Continuous Improvement (CI) är det första steget att definiera de önskade resultaten och fastställa mätbara mål. Dessa mål kommer ofta att vara relaterade till en eller flera av de befintliga affärsstrategierna och kommer vanligtvis att kopplas till en uppsättning affärsprocesser som är utformade för att stödja den övergripande strategin.
För att uppnå de önskade resultaten krävs att nödvändiga resurser avsätts för projektet. När man bedömer det troliga behovet av en ny process eller strategi för informationssäkerhet är det viktigt för ett företag att beakta den redan befintliga processen för informationssäkerhet. Om det nuvarande systemet uppfyller de definierade behoven bör ytterligare resurser övervägas. Om så inte är fallet bör den befintliga processen ses över och analyseras för att identifiera områden som behöver ses över eller omstruktureras.
Nästa steg är att utvärdera vilken grad av engagemang som krävs för att uppdatera pågående förbättringsprojekt och se till att de tillgängliga resurserna är tillräckliga för att hantera pågående insatser och för att nå det övergripande målet. Den totala kostnaden för ett projekt för förbättringsverksamhet bör bestämmas och uppskattas under hela processen för förbättringsverksamhetens livslängd. Detta inkluderar kostnaden för att bygga upp och upprätthålla ett system för informationssäkerhet, eventuella investeringar i teknik och eventuella extra personalkostnader i samband med att nya medarbetare anställs och utbildas.
Slutligen måste KI utvärderas på grundval av resultaten av den kontinuerliga utvärderingen. Kontinuerlig förbättring definieras som en kontinuerlig cykel av förbättringar i specifika steg i Continuous Improvement (CI)-cykeln med en motsvarande minskning av tiden. Syftet med denna utvärdering är att fastställa om det nuvarande systemet ger det förväntade värdet eller om systemet kan förbättras ytterligare. Utvärderingen bör göras med jämna mellanrum under hela CI-cykeln för att säkerställa att pågående förbättringar äger rum och uppfyller de krav som krävs för att de ska bli verklighet.